プライバシーポリシー

1. 事業者情報

事業者の名称

株式会社chemical moon

所在地

北海道札幌市中央区南五条西15丁目2-3-503

代表者

板垣 翔太

個人情報の取扱いに関する窓口

info@yakushifu.com

2. 本ポリシーの適用範囲と役割分担

本サービスは、薬局を運営する法人（以下「契約法人」といいます。）が、その従業員のシフトおよび人員配置を管理するために利用する法人向けサービスです。取り扱う情報の性質に応じて、当社の立場は次のとおり異なります。

1. 従業員に関する情報：契約法人が個人情報取扱事業者としてその取扱いに責任を負い、当社は契約法人からの委託に基づいて当該個人データを取り扱います。当社は、契約法人の指示および本ポリシーの定めに従い、受託者として必要な安全管理措置を講じます。
2. 当社ウェブサイトのお問い合わせフォームから取得する情報：当社が自ら個人情報取扱事業者として取得し、利用します。
3. 本サービスの提供・保守・改善に必要な技術情報：当社が自ら個人情報取扱事業者として取得し、利用します。

従業員の方への利用目的の通知・公表その他の本人対応は、原則として所属先である契約法人が行います。

3. 取得する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。取得する項目は、契約法人が選択する機能および設定により異なります。

アカウント情報

氏名、メールアドレス、電話番号、役割（権限）、表示言語、パスワード（ハッシュ化して保存）、二段階認証の設定情報およびリカバリコード（暗号化して保存）、最終ログイン日時

従業員情報

氏名、氏名カナ、従業員コード、職種、雇用区分、連絡先メールアドレス、電話番号、入社日、退職日、有給休暇の残日数、所属店舗、備考

資格・免許情報

保有資格の種別、免許番号（薬剤師免許番号等。暗号化して保存し、画面上も権限を有する者のみが参照できます）、取得日、有効期限、確認日および確認者

雇用契約・勤務条件

契約期間、時給、週・月の上限勤務時間、上限勤務日数、勤務可能な曜日および時間帯、備考

シフト・申請情報

希望シフト、確定シフト、シフトの変更・欠勤・遅刻・早退の申請内容、交代（シフト交換）の申請内容、休暇申請の種別・期間・理由（自由記述）・承認状況およびコメント、応援依頼への回答およびコメント、シフト公開の確認状況

お問い合わせ情報

会社名・薬局名、お名前、メールアドレス、電話番号、店舗数、お問い合わせ内容、送信時のIPアドレスおよびユーザーエージェント

技術情報・操作ログ

Cookie に保存されるセッション識別子、IPアドレス、ユーザーエージェント、アクセス日時、および本サービス上の操作履歴（監査ログ。個人情報の閲覧操作を含みます）

通知に関する情報

通知設定（メール／プッシュの受信可否）、ブラウザのプッシュ通知の購読情報（配信先エンドポイントおよび暗号化キー）

当社は、本サービスにおいて、生年月日、性別、住所、マイナンバー、銀行口座情報および位置情報を取得しません。

4. 情報の取得方法

1. 契約法人の管理者ユーザーによる登録および招待
2. 利用者ご本人による入力（希望シフトの提出、各種申請、プロフィールおよび通知設定の変更等）
3. 当社ウェブサイトのお問い合わせフォームへの入力
4. 本サービスの利用に伴う自動的な記録（アクセスログ、監査ログ、Cookie 等）

5. 利用目的

当社は、取得した情報を次の目的で利用します。

1. 本サービスの提供、維持、保護および改善のため
2. 利用者の本人確認、認証および権限管理のため
3. シフトの作成、公開、変更管理および人員の過不足の検知のため
4. 店舗内および店舗間の応援調整、シフト交換ならびに各種申請の受付および承認のため
5. 資格・免許の保有状況に基づく配置可否の判定のため
6. 人員配置および人件費に関する集計・分析情報を契約法人に提供するため
7. 本サービスに関する通知、リマインドおよびお知らせの送信のため
8. お問い合わせ、資料請求および導入相談への対応のため
9. 利用状況の把握、障害対応、不正利用の防止および調査のため
10. 個人および契約法人を識別できない形に加工した統計情報の作成および利用のため
11. 法令に基づく対応のため

6. 要配慮個人情報に関するお願い

休暇申請の理由欄、備考欄その他の自由記述欄には、業務上必要な範囲を超えて、病歴、心身の状態その他の要配慮個人情報を入力しないようお願いします。

契約法人は、これらの欄に入力される情報の取扱いについて、あらかじめ従業員に周知し、必要な同意の取得その他の法令上必要な手続を行う責任を負います。

7. Cookie 等の利用

1. 本サービスおよび当社ウェブサイトは、ログイン状態の維持、表示言語の保持およびクロスサイトリクエストフォージェリ（CSRF）対策のために Cookie を使用します。これらは本サービスの提供に必要不可欠なものです。
2. 当社は、本サービスおよび当社ウェブサイトにおいて、行動ターゲティング広告のためのタグおよび第三者提供型のアクセス解析ツールを使用していません。
3. ブラウザの設定により Cookie を無効にすることができますが、その場合、ログインを含む本サービスの一部または全部をご利用いただけません。

8. 第三者提供

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによりその事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

なお、次条に定める業務委託に伴う提供は、法令上の第三者提供には該当しません。

9. 業務委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データの取扱いの全部または一部を外部に委託することがあります。委託先の選定にあたっては当社の基準に照らして適切な事業者を選定し、委託契約において個人データの取扱いに関する事項を定めるとともに、必要かつ適切な監督を行います。

1. サーバおよびクラウドインフラの提供事業者
2. 電子メールの配信事業者
3. ブラウザのプッシュ通知の配信基盤の提供事業者
4. AI による文章生成の提供事業者

10. 外国にある第三者への提供

当社は、本サービスの提供にあたり、次のとおり外国にある第三者に個人データの取扱いを委託しています。

OpenAI（アメリカ合衆国）

シフトの叩き台の要約、調整案の生成および応援候補に関するコメントの生成に利用します。送信するデータは第11項に定めるとおり仮名化されており、氏名、メールアドレスおよび免許番号は送信しません。

ブラウザのプッシュ通知の配信基盤（アメリカ合衆国その他の国）

利用者がプッシュ通知を有効にした場合に限り、Google、Mozilla、Apple 等のブラウザ提供事業者が運営する配信基盤を経由して通知が送信されます。通知の本文および配信先のエンドポイントが当該基盤を経由します。

当該外国における個人情報の保護に関する制度および当該第三者が講じる個人情報の保護のための措置に関する情報は、下記のお問い合わせ窓口までご請求いただければご提供します。

11. AI（人工知能）の利用について

本サービスは、シフトの叩き台の説明文、シフト調整案および応援候補に関するコメントの生成に、OpenAI が提供する API を利用します。個人情報の保護のため、当社は次の取扱いを行います。

1. AI に送信する前に、従業員および応援候補者は「E1」「C1」等の仮名化された参照子に置き換えられます。氏名、氏名カナ、メールアドレス、電話番号および免許番号は送信しません。
2. AI に送信されるのは、職種、雇用区分、上限勤務時間、割当日、希望、人員の過不足および候補者のスコアと理由等の、勤務条件に関する情報です。
3. 参照子から実名への復元は、当社のサーバ内でのみ行われます。
4. AI が生成する結果は提案であり、シフトの決定を行うものではありません。最終的な確認および決定は、契約法人の権限を有する担当者が行います。
5. 契約法人は、当社所定の方法により、法人単位で AI 機能を無効にすることができます。

12. 同一法人内での情報の共有

1. 本サービスでは、店舗をまたぐ応援の調整を行う場合、応援候補となる従業員の氏名、職種および勤務可否に関する情報が、同一法人内の他店舗の管理者に表示されることがあります。
2. 休み希望の他の従業員への表示範囲は、店舗ごとに「氏名を表示する」「人数のみ表示する」「表示しない」のいずれかを契約法人が設定できます。
3. これらの共有範囲の設定および従業員への周知は、契約法人の責任において行われます。

13. カレンダー連携について

1. 本サービスは、利用者ご自身のシフトを外部のカレンダーアプリで購読できるよう、推測困難なトークンを含む専用の URL（iCalendar 形式）を発行します。
2. この URL は認証を経ずにアクセスできる仕組みであるため、URL を知る者は当該利用者のシフト情報を閲覧できます。URL を第三者に共有しないようご注意ください。
3. 外部のカレンダーサービスに登録した場合、シフト情報は当該サービスの提供者にも保存されます。当該サービスにおける情報の取扱いは、当該提供者が定めるプライバシーポリシーによります。
4. URL が第三者に知られたおそれがある場合は、契約法人の管理者を通じてトークンの再発行を依頼してください。再発行後は、従前の URL は無効になります。

14. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じています。

1. 組織的安全管理措置：個人データの取扱いに関する責任者の設置、取扱状況の記録および定期的な点検
2. 人的安全管理措置：従業者に対する教育および秘密保持義務の設定
3. 物理的・技術的安全管理措置：通信の暗号化（TLS）、パスワードのハッシュ化、免許番号および二段階認証情報の暗号化保存、法人および店舗の単位でのアクセス制御、権限に応じた表示制御、二段階認証、ならびに個人情報の閲覧を含む操作の監査ログへの記録
4. 外的環境の把握：外国にある委託先を利用する場合における、当該国の個人情報の保護に関する制度の把握

15. 保存期間と削除

1. 当社は、利用目的の達成に必要な期間、個人データを保存します。
2. 本サービスでは、誤操作からの復旧および監査対応のため、画面上で削除された従業員情報等の一部を、直ちに消去せず一定期間保持する場合があります。
3. 利用契約が終了した場合、当社は、原則として利用契約終了日から90日が経過した後に登録データを削除します。
4. お問い合わせフォームから取得した情報は、対応の完了後、必要な期間が経過した後に削除します。
5. 法令により保存が義務付けられている記録については、法令に定める期間これを保存します。

16. 開示・訂正・利用停止等の請求

1. 本サービスに登録された従業員に関する個人データについては、契約法人が個人情報取扱事業者として本人からの請求に対応します。ご本人は、まず所属先の契約法人にお申し出ください。当社は、委託先として契約法人の指示に従い、合理的な範囲で対応に協力します。
2. お問い合わせフォームから当社が直接取得した個人情報については、当社が保有個人データとして開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去および第三者提供の停止のご請求を受け付けます。
3. ご請求にあたっては、ご本人であることを確認できる情報のご提示をお願いする場合があります。
4. ご請求は、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

17. 未成年者の利用

未成年者が本サービスを利用する場合、契約法人は、法令および就業規則に従い、必要に応じて親権者等の法定代理人の同意を得たうえで利用させるものとします。

18. お問い合わせ窓口

本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、次の窓口までご連絡ください。

名称

株式会社chemical moon　個人情報お問い合わせ窓口

所在地

北海道札幌市中央区南五条西15丁目2-3-503

メールアドレス

info@yakushifu.com

19. 本ポリシーの変更

1. 当社は、法令の改正または本サービスの内容の変更に応じ、本ポリシーを変更することがあります。
2. 重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの掲載、本サービス内でのお知らせまたは電子メールにより、あらかじめ周知します。
3. 変更後の本ポリシーは、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。